Die drei schlimmsten Dinge bei E-Mails und wie man sie repariert

Neuer E-Mail-Dienst Hey ist nicht jedermanns Sache, aber Geoffrey A. Fowler von The Post sagt, dass er uns helfen kann zu erkennen, wie wir die Kontrolle über Gmail, Outlook und Yahoo Mail verloren haben. (Die Washington Post)

Entschuldigung, wenn Sie auf eine E-Mail von mir gewartet haben. Mein Gmail enthält 17.539 ungelesene Nachrichten.

Heben Sie Ihre Hand, wenn Sie noch mehr haben. Für viele sind Gmail-Konten weniger Kommunikationsraum und mehr ein endloser Haufen, den Google durchschnüffeln kann. Das Pandemie-Leben hat das Durchwühlen der Coupons, Zoom-Einladungen, Newsletter und Schulaufgaben nur noch schwieriger gemacht. Viele wichtige Gespräche haben sich auf Text, WhatsApp, Slack und Facebook verlagert, aber das hat die E-Mail nicht abgeschafft … oder das Nicht-Reagieren weniger unhöflich gemacht.

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Ich habe mir im letzten Monat einen Eindruck davon gemacht, indem ich einen neuen E-Mail-Dienst für Verbraucher getestet habe heißt Hey . Es will, dass wir Gmail, Outlook oder Yahoo Mail für Insolvenz anmelden, um mit einer neuen Adresse, radikalen neuen Organisationsideen von vorne anzufangen – und dafür 100 US-Dollar pro Jahr zu zahlen. Hey hat in den ersten vier Wochen 185.000 Anmeldungen angezogen und es war ein mäßiger Erfolg für mich. Nachdem ich mein persönliches Gmail-Konto an Hey weitergeleitet habe, erhalte ich jetzt 10 bis 20, anstatt 75 bis 100 E-Mails jeden Tag zu konfrontieren.



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Aber wenn dieser Preis von 100 US-Dollar es nicht offensichtlich macht, lassen Sie mich klarstellen: Hey ist nicht jedermanns Sache. Die meisten Leute würden lieber das DMV besuchen, als E-Mail-Adressen zu ändern. Und Hey erfordert erhebliche Vorleistungen, um sein Organisationssystem zu nutzen.

Aber Hey tut immer noch jedem einen Gefallen. Seine Schöpfer, langjährige Technikfreaks Basislager , nennen einige der grundlegenden Probleme mit der E-Mail, die wir tolerieren. Hey hat es noch nicht ganz geknackt, aber es ist ein willkommener Rückblick in eine Zeit, in der unsere digitalen Tools nicht von ein paar riesigen Unternehmen eingeschränkt wurden, die dazu getrieben wurden, unsere persönlichen Daten zu ermitteln.

Hier ist die Wurzel unseres Problems: Posteingänge sind geworden To-Do-Listen, die andere machen dürfen . In den letzten Jahren haben wir viel Kontrolle an Black-Box-Algorithmen und Werbefirmen abgegeben.

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Diese Spalte enthält nicht nur Hassmails für Gmail. Auch Microsofts Outlook, das Hotmail ersetzte, nutzt künstliche Intelligenz, um Posteingänge auf eine Weise zu organisieren, die oft nicht sehr intelligent erscheint. Yahoo Mail, jetzt im Besitz von Verizon Media, wurde durch Data-Mining-Marketing kolonisiert. Als ich darum bat, mit den E-Mail-Produktmanagern jedes Unternehmens darüber zu sprechen, was nicht funktionierte, lehnten alle drei ab. Google hat mir eine Liste der Google Mail-Produktivitätsfunktionen geschickt, Microsoft hat schriftliche Fragen beantwortet und Yahoo hat nicht geantwortet. So geht man kaum mit Produkten um, auf die man stolz ist.

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Gmail mit mehr als 1,5 Milliarden Konten und Outlook (zu dem Microsoft keine Zahlen veröffentlicht) haben ihre Größe genutzt, um wichtige Vorstöße gegen Spam und Sicherheitsbedrohungen zu machen. Aber sie haben sich auch darauf konzentriert, den kleinsten gemeinsamen Nenner zu bedienen – kein Wunder, dass die meisten Posteingänge immer noch wie endlose Textzeilen aussehen. Ein paar Start-ups, darunter Hey und das deutlich teurere Übermenschlich experimentieren mit neuen Ideen, aber es gibt eine lange, traurige Geschichte von Unternehmen, die versuchen, ihre E-Mails aufzurütteln, und von ihnen gekauft werden Google , Microsoft und andere Giganten … und dann abschalten.

Hier sind drei der schlimmsten Dinge bei E-Mails heute, die cleveren Möglichkeiten, wie Hey sie anspricht und einige Möglichkeiten, wie Sie einen Posteingangs-Eingriff durchführen können. E-Mails sind so groß und unsere Bedürfnisse so vielfältig, das würde ich gerne höre auch deine Ideen . Wir können hoffen, dass Google, Microsoft und Yahoo einige ausleihen.

Problem 1: Jeder kann Ihnen eine E-Mail senden. Und das tun sie.

Ich erinnere mich, wie revolutionär sich Gmail anfühlte, als es 2004 auf den Markt kam. Es gab Ihnen viel kostenlosen Speicherplatz und eine schnelle Suche, sodass Sie nichts organisieren oder löschen mussten, um Dinge zu finden. Hotmail und Yahoo kopierten schließlich den Keep-and-Search-Ansatz.

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Seitdem wurde die E-Mail-Flut zu einem Tsunami-Angriff auf unsere Aufmerksamkeit. Sie können nicht nach dem suchen, was Sie nie sehen. Im Jahr 2020 werden laut Angaben jeden Tag 306 Milliarden Geschäfts- und Verbraucher-E-Mails versendet die Radicati-Gruppe – gegenüber 206 Milliarden täglich vor fünf Jahren. Heute ist mein Posteingang so überfüllt, dass ich Google 20 US-Dollar pro Jahr für die Speicherung bezahle, anstatt sie zu reinigen.

Heys radikale Lösung ist, dass wir unseren Posteingang mit einem Samtseil versehen. Jedes Mal, wenn Ihnen jemand eine E-Mail auf Hey schickt, müssen Sie mit dem Daumen nach oben oder unten tippen, ob er durchkommt. Absender haben keine Ahnung und müssen nichts tun. Diejenigen, die nicht genehmigt werden, landen in einem speziellen ausgeblendeten Ordner. (Spam wird in eine separate Junk-Datei geleitet.)

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Einige Absender auszuschneiden fühlt sich gut an, auch wenn es nicht zu 100 Prozent effektiv ist. Lebe wohl, Netflix-E-Mail mit den „Top-Vorschlägen für Geoffrey“! Aber es funktioniert auch – selbst nach einem Monat muss ich an manchen Tagen fünf oder mehr Absender aussortieren. Und Sie können keine Absender sperren, die sowohl Marketing, das Sie nicht benötigen, als auch Quittungen, die Sie tun, senden. Trotzdem ist meine gesamte E-Mail-Last nur ein Bruchteil dessen, was sie vorher war.

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Wenn Sie diese Idee anspricht, ziehen Sie in Erwägung, mit einem neuen Konto einen klaren Bruch zu machen. (Hey bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion an.) Sie können an einer alten festhalten, die Sie selten überprüfen, oder an Junky-Absender verweisen. Die Leute, von denen Sie wirklich gerne hören möchten, erfahren Ihre neue Adresse.

Keiner der großen kostenlosen Anbieter hat eine Möglichkeit, das Screening obligatorisch zu machen, aber es gibt einige Tools, die helfen, unerwünschte Absender zu verbannen:

  • Auf Google Mail Neben der Adresse einiger, aber nicht aller Nachrichten, die zukünftige Nachrichten stoppen sollten, finden Sie ein kleines 'Abmelden'-Label. Wenn Sie im Web auf die drei Punkte oben rechts in einer Nachricht tippen, können Sie auch auf 'Blockieren' tippen, wodurch der Absender an den Spam-Ordner gesendet wird. (Wenn Sie auf 'Stumm' drücken, wird dieser bestimmte Konversationsthread einfach ausgeblendet.)
  • Auf Outlook Neben einigen Nachrichten und einer speziellen Seite ( hier verlinken ), wo Microsoft alles, was es für ein „Abonnement“ hält, an einem Ort sammelt, damit Sie sich verabschieden können.
  • Yahoo Mail macht einen „Spam“-Button oben in der Nachricht leicht zu erreichen, verbirgt jedoch die Option „Abmelden“ unter den drei Punkten oben rechts in einer Nachricht. Dort finden Sie auch einen „Block“-Absender, der verhindert, dass der Absender überhaupt durchkommt.

Problem 2: Wichtiges geht verloren

Einige E-Mail-Puristen glauben, dass wir „Posteingang Null“ erreichen müssen, wo jede Nachricht abgelegt oder gelöscht wird. Das klingt anstrengend. Von meinen 17.539 ungelesenen E-Mails sind es wahrscheinlich nur ein paar Dutzend, die mich wirklich interessieren – oder, wenn ich sie gesehen hätte. Wie bringen wir die richtigen an die Oberfläche?

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Im Jahr 2013 führte Gmail die Idee ein, dass wir mehr als einen Posteingang haben sollten. Unter der Suche in Gmail sehen Sie drei Registerkarten: Primär, Sozial und Werbung. Wann immer E-Mails eingehen, entscheidet die künstliche Intelligenz von Google, wohin sie gehen soll, wie der Sprechende Hut in Hogwarts. Seit 2018 werden auch E-Mails wieder auftauchen, auf die Sie nicht geantwortet haben, aber es denkt, dass Sie es sollten.

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Microsoft hat 2016 seine eigene magische Sortierung in Outlook eingeführt, die zwei Posteingänge verwendet. Fokussiert und Sonstiges . (Yahoos Standard ist immer noch nur eine lange Liste.)

Theoretisch kann KI dabei helfen, das Wesentliche aufzudecken, wenn die meisten Menschen keine Zeit haben, Posteingänge selbst zu organisieren. In der Praxis fällt die KI oft genug durch, um E-Mails noch mehr durcheinander zu bringen. Mein primärer Gmail-Posteingang ist immer noch vollgestopft mit Dingen, die ich selten lese. (Da es sich bei Google, dem größten Werbeunternehmen der Welt, handelt, erhält Werbung einen eigenen Standard-Tab, aber keine Newsletter.) Und ich kenne Leute vom technischen Support, die den fokussierten Posteingang von Outlook so unzuverlässig finden, dass sie das Deaktivieren zu einem Teil der Einrichtung neuer Konten machen.

Sie können versuchen, ihre KI intelligenter zu machen. In Gmail können Sie in den Einstellungen zusätzliche Registerkarten für Updates und Foren aktivieren, und Google sagt, dass die Sortierung verbessert wird, wenn Sie Nachrichten zwischen den Registerkarten verschieben und auf E-Mails antworten. Microsoft sagt, dass Sie Outlook beibringen können, was am wichtigsten ist, indem Sie E-Mails zwischen Focused und Other verschieben.

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Heys Lösung: Verwenden Sie menschliche Intelligenz statt künstlicher Intelligenz. Es bietet drei funktionale Posteingänge und fordert Sie auf, auch Absender darin zu überprüfen. Im Vordergrund steht die Imbox, die oben nur Nachrichten anzeigt, die Sie nicht gelesen haben. (Das ist eine IM-Box, wie IM-wichtige Nachrichten. Ich rolle auch mit den Augen.) Über den Feed senden Sie alle Newsletter und Werbeaktionen, durch die Sie als Vorschau scrollen können (wie im News-Feed von Facebook), anstatt in Zeilen von Betreffzeilen. Und der Paper Trail ist ein Zuhause für Dinge wie Quittungen und Tickets.

Heys Kategorien sind für die E-Mails, die ich erhalte, sinnvoller, obwohl ich immer noch Schwierigkeiten hatte, die Absender zu verweisen, die für alles dieselbe Adresse verwenden. „Im Laufe der Zeit werden wir Wege finden, den Leuten zu helfen, mit Absendern umzugehen, die dieselbe E-Mail-Adresse für gute Sachen und Junk-Sachen verwenden“, sagte mir Basecamp-Chef Jason Fried.

Die großen kostenlosen Dienste bieten einige Tools, mit denen Sie eingehende Nachrichten in selbstdefinierte Boxen sortieren können, wenn Sie sich die Zeit nehmen:

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  • Google Mail Bietet ein ' Nachrichten wie diese filtern ”-Option im Drei-Punkte-Menü oben in Nachrichten, wo Sie auswählen können, wie nach E-Mail-Adresse oder, hilfreicher als Hey, sogar nach Schlüsselwörtern sortiert werden soll.
  • Ausblick macht es etwas einfacher mit einer Schaltfläche mit der Aufschrift „ Fegen “ oben in jeder Nachricht. Tippen Sie darauf und weisen Sie es dann an, diese Nachricht und alle zukünftigen Nachrichten von diesem Absender in einen Ordner zu senden. Sie können auch „ Regeln “, um Nachrichten basierend auf Dingen wie Wörtern in der E-Mail umzuleiten.
  • Yahoo Mail hat auch Filtertools im Drei-Punkte-Bereich über den Nachrichten.

Problem 3: Ihre E-Mail ist nicht wirklich privat

Das Öffnen der Post von jemandem ist ein Bundesvergehen. Tech-Unternehmen, die unsere E-Mails ausspionieren, ist es nicht.

Datenschutzrichtlinie von Yahoo macht deutlich, dass sie den Inhalt Ihrer Korrespondenz für Anzeigen verwenden: Es kann 'bestimmte analysierte Elemente Ihrer Kommunikation, wie Schlüsselwörter, Paketverfolgung und Produktidentifikationsnummern, an Dritte weitergeben, um Ihre Benutzererfahrung zu verbessern und zu personalisieren'. Ihre Anzeigen und Inhalte.“ Ist etwas verboten? Yahoo hat auf meine Fragen nicht geantwortet. Yahoo entfernt die Anzeigen, wenn Sie 3,50 USD pro Monat dafür bezahlen Pro-Version .

Gmail hat die meiste Zeit seines Lebens auch den Inhalt Ihrer Nachrichten verwendet, um Sie mit Anzeigen anzusprechen. 2017 hat Google es gesagt würde damit aufhören und richten Sie Gmail-Anzeigen nur auf der Grundlage des riesigen Fundus anderer personenbezogener Daten aus, die über Sie gesammelt wurden. Microsoft sagt, dass seine Anzeigen auch nur auf breite demografische Merkmale und anonymisierte Daten aus der Suche ausgerichtet sind. Es gibt keine Möglichkeit, Anzeigen in Gmail zu deaktivieren, selbst wenn Sie für zusätzlichen Speicherplatz bezahlen. In Outlook entfernt Microsoft die Anzeigen, wenn Sie ein Abonnement für Office 365 im Wert von 100 US-Dollar pro Jahr erhalten.

Niemand liest Datenschutzrichtlinien. Dieser Senator möchte, dass der Gesetzgeber aufhört, so zu tun, als würden wir es tun.

Google und Microsoft sammeln Ihre Daten auch, um ihre KI-Programme zu trainieren, die wachsende Geldverdiener sind. Wenn sie uns beim Schreiben von E-Mails oder beim Wechseln zwischen Posteingängen zusehen, sind wir die Arbeitsbienen, die ihre Software intelligenter machen. Gmail-Nutzer können einen Blick auf die . werfen gruseliger Katalog Google behält die Dinge, die Sie gekauft haben, basierend auf der KI, die Ihre Quittungen liest. (Wenn Sie ihnen Zugriff gewähren, erlaubt Google auch externen Unternehmen – von Preisvergleichs-Apps bis hin zu Reiseplanern – scanne deine E-Mail .)

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Natürlich lässt KI Gmail und Outlook einige raffinierte Dinge tun, z. B. das Anbieten von Vorschläge zum Schreiben von E-Mails . Aber es gibt keine Möglichkeit, sich von ihrem Data Mining abzumelden. „Die unterstützenden Erfahrungen, die Menschen in E-Mails erwarten und auf die sie sich verlassen, werden nur durch den Einsatz von KI- und maschinellen Lernmodellen ermöglicht“, sagte Lynn Ayres, General Manager von Outlook, in einer E-Mail.

Sie müssen 100 Dollar pro Jahr dafür bezahlen, aber Hey hat keine Werbung und verspricht, unsere Korrespondenz nicht zu minen. Es gibt einige andere datenschutzwahrende Alternativen:

  • Apple wird den Inhalt Ihrer Nachrichten in iCloud-E-Mail-Konten, die bei jedem Kauf eines iPhones enthalten sind, nicht minen oder dafür werben.
  • Sie können zu einem E-Mail-Anbieter wechseln, der Ihre Nachrichten weiter verschlüsselt, wie z ProtonMail , die Sie bezahlen müssen, wenn Sie mehr als 500 MB Speicherplatz benötigen.

Eine weitere Daten-Empörung: Die meisten E-Mail-Dienste sind auch mitschuldig daran, Vermarkter und andere Absender wissen zu lassen, wann und sogar wo Sie sie öffnen … und Ihnen dann weitere E-Mails senden! E-Mails können versteckte Tracker enthalten, die nach Hause telefonieren, wenn Sie die Bilder in Nachrichten laden oder auf Dinge klicken.

Hey verwendet Technologie, um einige Tracker automatisch zu blockieren, indem sie sich zwischen Ihnen und den hinterhältigen Bildern einfügt, obwohl sie die Tracker in Links nicht blockiert. Mit Gmail und Outlook können Sie Bilder vom Laden blockieren , aber das lähmt auch einige Nachrichten.

Mehr als jede andere Datenschutzpraxis sind Anreize das größere Thema. Yahoo und Google und in geringerem Maße Microsoft verlassen sich auf Werbetreibende und Data Mining, um Geld zu verdienen. Daher neigen sie weniger dazu, ihre Produkte so weiterzuentwickeln, dass sie das Marketing behindern oder mehr Daten sammeln.

Auch darin liegt eine Lehre für uns. Wir gehen davon aus, dass E-Mail kostenlos sein sollte. Es stellt sich heraus, dass wir das bekommen, wofür wir bezahlen.

Das geheime Leben Ihrer Daten: Was Sie wissen müssen

Bei allem Guten, das uns die Technik bringt, kann sie uns auch viel abverlangen. Der Tech-Kolumnist der Post, Geoffrey A. Fowler, untersucht die personenbezogenen Daten, die aus Geräten und Diensten strömen, die wir für selbstverständlich halten.

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Alexa: Standardmäßig speichert Amazon eine Kopie aller Aufzeichnungen der Echo-Smart-Lautsprecher.

Browsererweiterungen: Add-ons und Plug-ins können alles sehen und teilen, was Sie im Web tun.

Autos: Autohersteller verwenden Hunderte von Sensoren und eine ständig verfügbare Internetverbindung, um aufzuzeichnen, wohin Sie gehen und wie Sie fahren.

Kreditkarten: Ein halbes Dutzend Arten von Unternehmen können Daten über Einkäufe abrufen, von Ihrer Bank bis zu dem Geschäft, in dem Sie einkaufen.

Verkaufe meine Daten nicht: Der California Consumer Privacy Act (CCPA) kann sogar Einwohnern anderer Bundesstaaten helfen, ihre Daten einzusehen und zu löschen – und Unternehmen aufzufordern, den Verkauf einzustellen.

iPhones und Android-Handys: Versteckte Tracker in Apps teilen persönliche Informationen – sogar während Sie und Ihr Telefon schlafen.

Fernseher: Alle paar Minuten strahlen Smart-TVs eine Momentaufnahme des Bildschirminhalts aus.

Internetbrowser : Googles Chrome hat mehr als 11.000 Tracker-Cookies in unseren Browser geladen – in einer einzigen Woche.

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